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管理 IT 責無旁貸
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有效管理有限的 IT 資源，需要更多的 CIO 權限。
資源有限常迫使 CIO 們，針對供應整體企業生產力所仰賴的 IT 產品和服務，作出困難的決定，需求總是會多過 IT 部門所能供給的資源。 就像許多的 CIO，在權衡專案要求和預算與人力限制時面臨的挑戰一樣，有時我覺得好像在進行 IT 的分類。但是，與許多公司的 CIO 有別的是，我將一肩扛起 IT 的責任，重新思考 CIO 的傳統角色，即公司內部的顧問和技術實作者。在 Sun，我們認為賦予 CIO 更多權力，將能節省整體成本，並確保有限的 IT 資源能公平地分配到各個業務單位，以達成公司整體的目標。 我在二月份的 Sun Inner Circle letter 電子報中提過，Sun 期望其 CIO 能夠負起員工生產力的責任。作為首席生產力執行長，我的工作是分配 IT 資源，達成提高整個組織生產力的目標。這可分成 4 個主要領域： 首先也是最重要的，對於供應 IT 產品與服務需求的方式，我有最高的決定權。其次，我負責監督 Sun 工作團隊所使用的整個 IT 應用與系統組合。有了這項權限，隨之而來的，是對第 3 和第 4 項 IT 管理要素的責任 ── Sun 各個業務單位的資源規劃與 IT 預算所有權。 在這封信?，我將探討如何以 CIO 的賦權改善這 4 方面的 IT 管理。 CIO 賦權讓 IT 需求管理更精簡
讓各個不同事業線的代表，同意對整個公司的分配資源，有時是相當困難的。
從這些過去的經驗可以學到，新專案的人員分配必須由 CIO 決定，自從採用此一決策模式後，我的小組省下了許多決定 IT 需求所花的時間，幅度達數週甚至數個月。專案根據業務需求、有效性、報酬率，以及對公司整體的貢獻來評定。 現在這個精簡流程的運作方式是：每兩個星期，我和我的員工會仔細審查清單上所有進行中的 IT 專案，以及提議的專案。從清單中，我們採用各種標準來決定每個 IT 要求的相對重要性，在作出最後決策前，我們常回問要求特定專案的人員問題。 精簡化的決策流程，大幅降低管理成本，並縮短 IT 專案的上市時間。 決策透明化對我們非常重要。我們隨時讓同仁知道我們正在審查的建議專案，以及作出的決定。由於我們過去幾年來，不斷根據需求管理來開發流程，我們現在已經開始將某些商業流程自動化。我的小組今夏即將開始使用一種工具，我們計畫持續升級工具，不斷將我們在盡快有效地滿足需求時所學到的經驗，納入工具中。 配合需求的 IT 產品組合管理與資源規劃
正如我經常告訴同仁的話，賦權 CIO 就像是仰賴財務規劃師管理個人投資組合中的資金。
我們計畫使用新的 IT 管理工具，分析現有 IT 產品組合中的投資，這可能會非常困難。例如，我的小組正在實施一項大型的 ERP 專案，將取代超過 600 個獨立的應用程式。但在過渡期間，仍需要維護這些舊的應用程式，以確保業務的不間斷。這些應用程式的的生命週期短暫，管理的報酬近乎於零，但是在我們新的 ERP 建置完成前，必須仰賴這些應用程式，來維持企業運作。 由於我同時負責需求管理 (或專案選擇) 和產品組合管理，IT 現在能夠更有效分配預算和 IT 人員時間。對於其他業務單位的決策者來說，這是一項絕佳的發展，他們不再需要費心處理任何麻煩的規劃新 IT 產品與服務等相關行政工作，而能夠專心於本身擅長的事業線業務。 IT 部門漸趨成熟，終結費用分攤 (chargeback) 運作 Sun 已經試過大部分的費用分攤方式，發現這些方式缺乏效率或並不公平。例如，許多 IT 部門用來付專案費用的分配方式，使用此種方式，如果某條事業線同仁數佔了公司總人數的 60% ，則需分擔所有 IT 費用的 60%。在 Sun，我們發現這種方法並不精確，也常為業務單位帶來不公平的負擔，因為人員多寡並不代表 IT 使用量多寡。
我們所試過的每種費用分攤模式，都為其他事業線的同仁帶來不必要的行政負擔。
事實上，我們所試過的每種費用分攤模式，都為其他事業線的同仁帶來不必要的行政負擔。所以，我們正大量地減少 Sun 整體的費用分攤次數。事實上，在下一個會計年度開始時，唯一剩下的費用分攤方式，將是那些能夠清楚追溯到個人的費用 (像是筆記型電腦支援)。從 2008 年 7 月開始，所有的費用將會由 IT 負擔，並成為公司財務報表上的 IT 費用。 我們仍將報告使用量，但藉由扛起責任，公司能在協商合約與產品必要條件時，獲得更有利的位置。例如，我將能夠檢視花在像是手機等項目上的費用，並利用此一資訊來向電信業者洽談更好的條件。 我必須承認，受託承擔所有 IT 專案決策，是同時令人感到興奮又有點害怕的，就某些方面而言，有點像是成年時，發現更多的自由，同時也帶來更多的責任。在 Sun，我們很確定的是，CIO 不應只侷限於觀察進行中的供需，而必須承擔更多的責任，我可以預見，未來將會更忙碌，也更有意義。 Bob Worrall |
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大家好，Sun Inner Circle 的讀者們，我是 Bob Worrall ，再次從 Sun 的 CIO 辦公室寫信給你們。我想談談許多 CIO 們所面臨的一個課題 ── 如何管理有限的資源，並確保這些資源都能分配給最重要的 IT 專案。在 Sun，這項供需挑戰深深的影響我們供應 IT 產品與服務的方式，供應對象超過 3 萬 5 千人，使用約 1 千 2 百種應用程式。