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透過 IT 轉型方案重塑策略
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Sun 員工建議協助訂立方向
除了確保 IT 持續以更快更好的方式運作，這項計畫已推動了好一段時間，提高稱為 「建議 Sun 指標 (RSI)」 的內部標準，這項指標衡量的是士氣，也測量 Sun 員工建議公司產品、服務或職涯的潛力。在我撰文之際，我部門內的 RSI 已經從三年前的 70%，提高為今日的 87%。 我會說這兩個數字都很高，三年前當 RSI 約為 70% 時，IT 部門正在進行大規模的重整，部門人數從 2000 名縮減為 600 名員工。雖然有許多人不喜歡這項重整程序，但隨變更進行的主動職涯諮詢和商業邏輯溝通，還是讓 RSI 保持在一定的水準。 開放與溝通也能確保順暢地轉型到新的組織模型，對於轉移程序和面對外部廠商的角色，員工們提出了極具價值的建議。由於轉型過程進行的非常順利，因此保留這項計畫，以因應新的 IT 策略，也會是合理的作法。今日，轉型團隊是我員工的重要延伸，推動著達成新方案的工作角色。 為了讓您更完整瞭解 IT 轉型方案，我和 Linda Martino 進行了會談，Linda 是這項計畫過去兩年的執行主管，向身為 Sun 資訊科技事業部副總的我報告，也積極支持透過更多員工賦能來獲致成果。在下列的談話摘要中，我們談到了這項計畫的具體成果，以及在讓員工參與策略性決策時，其他組織可能應考慮到的事項。 整個轉型方案的基本概念，就是許多組織性的問題，都可以由想要有所貢獻的熱情員工解決。 Worrall：Sun 以外的人對 IT 轉型方案感到最驚訝的地方是什麼？ Martino：就是從基層解決問題的途徑，讓公司獲得了效益。整個轉型方案的基本概念，就是許多組織性的問題，都可以由想要有所貢獻的熱情員工解決。 自這項計畫從 2005 年開始推行以來，Sun IT 一直得以確保極為順暢地轉型為外包服務，現在並提振了公司的最高士氣和達成最低的員工流動率。事實上，我們的員工流動率是業界最低，這對我們的運作至關重要。Bob，我們大概不需要提醒您的讀者，招募傑出的 IT 專業人員永遠是項難題。 Worrall：說的沒錯，但是 Sun 以外的人，常對員工觀點能夠納入解決方案感到驚訝。事實上，Sun IT 全部門上下的人，都經常想出方法，讓組織更具效率。 Martino：這讓我想到，步調是 Sun IT 組織的中心概念，為了瞭解步調對組織的真正意義，轉型團隊召開了許多集思廣益的會議，並想出了非常積極的定義，來加速整個組織的運作。 Worrall：這導向了一個我常聽到的問題：方案如何確保員工解決和整個 IT 部門相關的問題？ Martino：轉型計畫的成功有部分是歸功於組織，其他則來自員工的努力。所有參與的人員都志願參與 IT 轉型方案。 轉型計畫目前包含 40 名員工。核心小組有 8 名成員，另外還有 4 個小組，負責解決 IT 部門主管所定義的特定事務。 為了讓你的讀者瞭解這些團隊的工作內容，讓我很快的介紹一下他們的職責。8 名成員的核心轉型小組是和主管團隊共同運作，找出面對的挑戰，然後建議應由這項方案來解決的問題。 接著，我們有組織配適團隊，負責定義經過重整後 IT 組織中的角色，為先前的工作收尾。文化與環境團隊負責解決重要的士氣和工作場所問題，人才培養團隊則負責協助 IT 員工規劃職涯。然後我們還有整合與評估小組，負責確認其他團隊的工作都能上軌道並符合進度。 Worrall：在妳 2 年的執行主管工作期間，有多少時間是花在讓這些小組上軌道？ Martino：身為轉型計畫的執行主管，我可以告訴你，這些團隊都能夠自主運作，我知道這點是因為我參加了約 85% 的會議，但卻很少跳出來主導談話。讓 IT 主管擔任核心小組的組長也有幫助，這提供了額外的指引，也讓人們避免提出可能會為其他部門 (人力資源、法務和財務部) 帶來問題的建議。 另外，大部分的 Sun IT 人員都滿資深的，多年的經驗有助於讓一切上軌道。我聽過的少數天真建議，都來自新人或相當資淺的人員，但小組的其他人通常會跳出來解釋行不通的原因。 當然，在 1 年中能夠實際進行的專案數目有限，在這 1 年內能夠參與方案的 IT 員工數目也有限。這就是我們刻意讓人們輪流參與計畫的原因，每年的員工領導權都會變更，所要解決的事務也不同。 Worrall：讓我們來談談計畫的衡量標準。您認為什麼是 IT 轉型方案的關鍵衡量標準？ Martino：RSI 評比是衡量成功的關鍵標準，這可能也是為什麼 Computerworld 最近將 Sun 選為 IT 界的最佳工作地點。 我們也根據藍圖中所定義的計畫目標衡量成果，藍圖是由整合與衡量小組每年制定，這份藍圖指出了需要關注的領域，以及解決這些問題的特定活動時間表。之後我們會根據是否達成這些目標和準時完成這些交付項目，每季為自己評分。 這些交付項目包括網路研討會和簡報 (以進行工作訓練等)，以及提供關於策略新方向的資訊給 IT 員工等。 我們的計分卡也包括 IT 表現不如我們預期的領域，特別是與員工發展和溝通相關的問題。順便一提的是，這些發現會公佈在內部的 IT 網站上，讓組織中的所有人來檢驗。 Worrall：當我在 Sun 以外的地方談到 IT 轉型方案時，總是會有人抱持懷疑地問道：「這對員工有什麼好處？」。 Martino：參與 IT 轉型方案是職涯中的明智舉動，團隊成員能夠接近主管團隊，這非常有助於個人形象的建立，這可能也是人們懇求加入轉型團隊的原因之一。Bob，Sun 的 IT 員工看到了團隊成員的建議，通常得到你部門的支持。 此外，團隊成員可協助制定工作要求，開始提高其績效評比。例如，人才培養團隊制定了一個完備的工作與職涯架構，對應到 IT 組織中的每一個工作，同時也說明了這些職位所需要的資格。這讓人們能夠真正思考在未來的數月和數年間，對組織作出貢獻的最佳方式。 Worrall：這些技能的增進都可提高 IT 組織的敏捷性對嗎？ Martino：絕對會的。隨著員工對於策略和目標更加瞭解，也會傾向於讓自己的職涯切合這些目標。現在 Sun 所需的 IT 專業人員技能，和幾年前的工作要求已經相當不同。這些日子以來，我們許多的員工已經成為外部 IT 廠商管理的專家，而隨著我們邁向軟體即服務的模型，向外部廠商購買 IT 服務，都將持續地需要這類技能。 從認真進行員工滿意度調查開始。若要找出轉型小組能夠解決的領域，這些意見反應機制極為重要。務必要讓人們知道，公司不會因為利用其意見反應來判斷或反對他們。
Worrall：若要起始類似於 IT 轉型方案的計畫，您會給其他組織什麼建議？ Martino：從認真進行員工滿意度調查開始。若要找出轉型小組能夠解決的領域，這些意見反應機制極為重要。務必要讓人們知道，公司不會因為利用其意見反應來判斷或反對他們。在調查中詢問員工想要得見的成果，如此可找出能夠轉型的領域，因為主管團隊通常難以瞭解所有士氣與績效問題的根源。 我也建議剛開始採用此種員工賦權的公司，可以先只解決 1 或 2 項問題，初期並親自挑選解決問題的員工，讓這些人在權限、責任和預算上有足夠的空間，然後觀察員工執行計畫。 盡可能地釐清能夠改變和無法改變的事項，當您這麼做時，自然就會找到重點。 Worrall：說的沒錯。有功則賞也很重要。在 Sun IT 部門，執行主管會特別彰揚轉型團隊的貢獻，這會鼓勵已經對成功有所助益的人們作出更多 Bob Worrall
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Sun 權力核心 (Sun Inner Circle) 的讀者們，再次跟您們問好，我是 Bob Worrall，在此發表夏季號的內容。不過這個主題倒是適合所有季節：以更加快速有效率的方式達成 IT 目標。Sun 所採取途徑的重點，就是從傳統 IT 管理出發。在我的部門中，員工團隊透過我們稱為 IT 轉型方案的計畫，來協助擬定策略。